L’an deux mil quinze et le mardi dix sept février, s’est tenue dans la grande salle de réunion de la Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM), la deuxième réunion du Comité Technique d’Organisation (CTO) du 16ème Forum Pharmaceutique International (FPI) de Bamako prévu du 04 au 06 juin 2015.

La réunion a commencé à 15 H 17 sous la présidence du Dr Abdou DOUMBIA, Président du CNOP et du Comité Technique d’Organisation...

Après les salutations d’usage, le Président de séance a remercié le Directeur de la Pharmacie et du Médicament pour sa présence effective à la réunion et a rappelé les points inscrits à l’ordre du jour.

Après ces mots introductifs, il a donné la parole aux représentants des Commissions présents pour faire le point d’avancement des préparatifs.

1. Etat d’avancement des préparatifs:

Les représentants des Commissions ont fait le point d’avancement dans l’ordre ci-après.

1.1. Commission Scientifique :

Le Pr. Rokia SANOGO a présenté les excuses du Président de la Commission pour n’avoir pas pu faire le déplacement et a fait à son nom le point des activités menées. L’intervention a surtout porté sur la nouvelle version du programme scientifique du forum.

Les débats ont porté sur (i) les démarches entreprises par la Commission pour avoir des documents supplémentaires sur le thème central, (ii) la pertinence ou non de la formation continue, (iii) la durée du FPI (3 ou 4 jours ?), (iv) les groupes-cibles de la formation continue, (v) le paiement ou non de frais de participation à la formation continue, (vi) la non-prévision des activités de la journée du 3 juin dans le budget, (vii) la réservation de la journée du 3 juin à l’accueil des participants, (viii) la lecture ou non d’un discours par le Président de la république à l’ouverture, (ix) l’intervention du Maire de la Commune II lors de l’ouverture, (x) la suppression de la journée du 3 juin du programme et la répartition de ses activités sur les 3 autres jours, (xi) la relation entre formation continue et conférence inaugurale, (xii) le risque de la baisse de la mobilisation des pharmaciens si le FPI commence dès le 3 juin, (xiii) l’élaboration ou non des TDR des sessions, (xiv) la non-tenue de la rencontre entre la Commission Scientifique et le Secrétariat et (xv) les orientations à donner sur la soumission des communications.

Le Président de séance a recommandé à la Commission Scientifique de prendre contact avec le Secrétariat du FPI pour finaliser le programme et a promis d’envoyer le 17 février 2015, au Dr Amara Chérif TRAORE du Secrétariat et au Pr. Rokia SANOGO de la Commission Scientifique, les adresses e-mail de tous les pays.

1.2. Commission Finances:

Le Dr Soumaïla COUMARE a présenté au nom de sa Commission la nouvelle version du budget du FPI 2015 avec un gap de 103 048 000 FCFA et les divers frais de participation et tarifs.

Les débats ont porté sur (i) la location ou non de la salle des Banquets, (ii) la prise en compte ou non du dîner-gala, des frais de l’émission Actu-Hebdo, (iii) la signification de dîner scientifique, (iv) l’emploi auquel sont destinés les muni-bus, (v) l’insuffisance du nombre de minibus budgétisé, (vi) l’insuffisance du coût de la visite touristique, (vii) la réservation de la salle du Secrétariat sur 4 ou 5 jours, (viii) l’équipement ou non des salles par le CICB, (ix) le caractère payant de la visite touristique, (x) la distribution du kit du participant dans les hôtels la veille, (xi) l’acquisition d’un appareil à badges par le CNOP et le démarrage de la confection, (xii) la confection des tickets des pauses-café, (xiii) l’importance du gap de financement, (xiv) la possibilité de prêter les matériels des services de santé et (xv) les promesses de financement de la Banque Mondiale et de l’OMS.

1.3. Commission Santé, Accueil, Logistique et Hébergement:

Le Dr Alima S. DIA, Présidente de la Commission, après avoir rappelé que les TDR de son groupe sont en cours de préparation en collaboration avec le Dr Sékou Oumar DEMBELE, a fait le point d’avancement des préparatifs. Elle a rappelé que (i) les réservations des chambres sont faites dans les hôtels, (ii) il faut payer les frais d’hôtel 1 mois à l’avance, (iii) la convention est signée avec l’Hôtel Salam qui a consenti un rabais moyennant la location de 2 salles et (iv) la liste des hôtels sera publiée sur le site web du FPI 2015 et sur d’autres supports de communication.

Les débats ont porté sur (i) le paiement des hôtels avant la tenue de Pharmagora prévue les 21 et 22 mars 2015, (ii) la possibilité pour certains hôtels de mettre des minibus à disposition, (iii) la proximité des hôtels avec le CICB, (iv) l’insuffisance du nombre de minibus à louer et (v) la possibilité de prêter les minibus des services de santé.

Le Président de séance a recommandé à la Commission d’augmenter le nombre de muni-bus.

1.4. Commission Communication et Marketing:

Le Dr Mamadou OUANE, Président de la Commission, a fait le point d’avancement des préparatifs. Il a rappelé que (i) la Commission a été mise en place et est composée de 14 membres, (ii) le budget de la Commission est élaboré et (iii) la Commission compte recruter des maîtres de cérémonie, des hôtesses et des garçons, confectionner les attestations de participation et de reconnaissance, les drapeaux des pays participants, les badges, récupérer les communications sur clé USB, faire des publications sur divers supports, etc.

Les débats ont porté sur (i) le chevauchement des activités avec celles d’autres Commissions, (ii) la nécessité de l’établissement lors du FPI par le Secrétariat du programme des salles jour par jour, (iii) l’élaboration des TDR de toutes les Commissions par le Secrétariat, (iv) la prévision ou non de la confection d’autres attestations en plus de celle de participation et (v) la non-pertinence de la publication de tract sur Maliweb.

Le Président de séance a recommandé à la Commission de lui envoyer les documents pour arbitrage et a recommandé au Secrétariat d’élaborer les TDR de toutes les Commissions.

1.5. Secrétariat du FPI 2015:

Le Dr Amara C. TRAORE, Président du Secrétariat, a fait le point d’avancement des préparatifs à travers la présentation d’un rapport d’activités. En outre, il a présenté sommairement les TDR et la liste des tâches de son groupe.

Les débats ont porté sur (i) l’omission dans la liste des tâches de la publication des appels à communication sur le site web du FPI 2015, (ii) la nuance entre le Magazine du FPI et le Document-pays, (iii) la Commission qui sera chargée de la confection des flyers de Pharmagora, (iv) l’urgence de la confection des flyers, (v) la disponibilité d’informations sur les stands auprès de la Commission Finances, (vi) l’unité monétaire (dollar) dans laquelle les tarifs des stands sont à exprimer, (vii) l’adresse du site web du FPI (www.fpibamako2015.net), (viii) le logo à utiliser qui est celui du FPI et (ix) la possibilité ou non de remplacer bamako par mali dans le nom du site web.

2. Divers:

Il n’y a pas eu de divers.

Résolutions et recommandations:

1. Résolutions :

1.1. L’augmentation du nombre de minibus a été décidée.

1.2. Le prêt des véhicules et matériels des services de santé durant le FPI a été décidé.

2. Recommandations :

Prendre contact avec le Secrétariat du FPI pour finaliser le programme (Commission Scientifique; sans délai)

Envoyer les documents de la Commission au Président du Comité technique d’organisation pour arbitrage (Commission Communication et Marketing; sans délai)

Elaborer les TDR de toutes les Commissions (Secrétariat; Avant le 3 mars 2015)